La entrega de dispositivos electrónicos a los empleados, tipo móviles, tablet y ordenadores, parece de las tareas más simple que se puede realizar en la empresa y que no paramos a pensar.

No más lejos de la realidad, está tarea requiere de una gran responsabilidad y conocimientos del medio, ya que el dispositivo es propiedad de la empresa y el uso es el empleado.

Puntos a tener en cuenta:

La famosa protección de datos, nos obliga a tener contemplado estos dispositivos, quien puede usarlos y a qué datos va acceder. Aunque ojo si hay fuga de datos la empresa es la responsable y solo con este documento quedaría la empresa en manos del azar.

El acuerdo de confidencialidad, es un acuerdo privado entre la empresa y el trabajo para garantizar primero que cumple la RGPD, evitar el azar de la protección de datos y tercero el uso no lícito de los datos.

Un contrato de buenas prácticas y usos de las herramientas digitales que se van a poner a disposición del trabajador, ya que como siempre indico el trabajador por cuenta ajena tiene la responsabilidad ajena que en este caso en la empresa empleadora.

Creación de usuario específico y captura del contenido que se entrega con el dispositivo electrónico.

Curso formativo del uso del dispositivo y para lo que la empresa quiere su uso.

Casos que pueden ocurrir para entender:

Que use aplicaciones sin licencia osea piratas, será difícil demostrar quien los instaló si no tenemos una imagen fiel de lo que se entregó.

Fuga de datos directa o indirectamente ya sea por el mal uso, por dejadez, a conciencia, falta de formación, virus o aplicaciones no autorizadas.

Casos que me han ocurrido:

Lo típico de que el comercial le deja el dispositivo a su hijo el se instala un juego y contiene un virus que copia todos los emails.

El trabajador que envía contactos de cliente a través del WhatsApp pensando que es correcto y no sabía que está violando la RGPD.

P.d.: Los dispositivos digitales son herramientas muy valiosas para la empresa pero a su vez requiere de una gran responsabilidad.